donderdag 19 mei 2011

Niets gebeurt bij toeval........

De hele week kom ik al mensen tegen die hetzelfde gevoel uiten als ik.....Hoe kunnen we die enorme stroom met emails managen? Een fikse uitdaging voor ons allemaal denk ik.

Door onze Black Berry's, HTC's en IPhone's zenden we én beantwoorden we emails op de meest gekke tijden en op de meest bijzondere plekken. Dit geeft automatisch weer meer nieuwe mails en blijven we elkaar bestoken. Een middag golfen zoals ik van de week betekent lekker 5 uur geen "online contact" met als resultaat een kado op hole 19: 73 emails.

Iedereen heeft er een mening of oplossing over:
* In je handtekening aangeven dat we niet direct antwoorden = leuk idee maar binnen no time leest niemand dat en verwachten we toch weer snel antwoord
* Een buro vragen om je inbox te managen = goed plan maar gaan daardoor de emails naar beneden in aantal
* Meer de telefoon pakken = eens, is sneller, is echte communicatie alleen is het soms erg moeilijk om iemand aan de lijn te krijgen

Ooit kwam er een nieuwe directeur bij DHL waar ik toen werkzaam was. Email was nog niet in de hoeveelheden aanwezig zoals nu maar Marius van Huijstee had wel een duidelijke regel.

"Als ik niet belangrijk genoeg ben voor het veld Aan in een bericht maar alleen maar in de CC hoef ik niets te doen met deze email en delete deze ook ongelezen"

Ik kan je verzekeren, paniek bij iedereen, want wat is het niet heerlijk om de hele wereld in de cc te zetten zodat het van ons bord af is?
Het resultaat was dat iedereen erg goed ging nadenken voor wie het bericht nodig was, wie er iets mee moest doen of....dat je het anders kon doen.
Gevolg: veel minder emails en meer efficientere tijd voor andere zaken!

Is de regel van Marius een tip voor nu? Ik ga het eens bespreken in mijn team!

Een fijne emaildag,

Trudy

Geen opmerkingen:

Een reactie posten